作为已经参加工作15年的老人，几天前参加视频会时还是被惊出一身冷汗。当看到总公司主会场会标从正式通知里的“某工作推进会”变成“重点工作推进会”时，我手里那叠为领导准备的4页参考资料突然显得异常单薄。

不出所料，20分钟后，我将忙碌于和总公司疯狂核实、和部门追着要数据的局面，这哪是开会？分明是临时“随机抽考”大型现场，稍不注意，就会让公司总经理社死当场。

一、上级会议主题突然变卦，我疯狂补救。周五临近下班，张姐火急火燎地敲开我办公室的门，丢下一份文件说：“主任，你周末又得加班了！”我抽了抽眼镜，心里咯噔一下，但还是笑嘻嘻地拿起文件一看，上面通知下周一早上9:30开视频会。于是我赶忙召集人手进行安排，虽然事发突然，但我遇见的这种会议比较多，就按部就班地进行筹备即可，虽然周末确实加了会儿班，为总经理准备了相关参考资料，但一切并没有异常。

周一一大早，离开会还有20来分钟，我带着资料刚踏进分会场的会议室大门，看见主会场的会标，我倒吸一口凉气！周五的会议通知明确写着“聚焦某专项工作”安排部署相关工作，我还特意提前谋划，就这个专项工作准备了3个方面的参考资料。今早看到主会场标题“重点工作推进会”时，我大脑瞬间空白，要知道，我们分公司涉及重点工作少说也有10多个方面，而我手里的资料仅仅是其中的1个方面，覆盖率连10%都不到。这意味着，超90%的内容我毫无准备！

于是，我赓即给公司相关部门负责人打电话，请他们立刻提供相关资料。因为事发突然，很多人虽然要落实，但都在抱怨，说这会议也太狠了，数据哪能说来就来。眼看时间马上到了，但还有几个领域重点工作没给我。想着今天会议也没说要发言，就没有进一步追着要这些资料。哪知道，会议开始后，我又一次陷入被动局面。

二、会议不按常规出牌，我们忙成一锅粥。会议开始后，总公司主会场的大领导落座并开始了会议。他讲道：今天之所以临时修改会议主题且没通知下去，第一个目的是要听各分公司的真实情况。第二个目的是要鞭策一下各分公司总经理，看看他们是否熟悉日常工作。说完就进行了第一个议题，通报有关情况。

我坐立难安，按照今天这个态势，下一个议题肯定是各地发言了，虽然我给总经理准备了参考资料，但并没有形成讲话稿，如果让我们发言，接下来只有看我们总经理的临场发挥了。我的内心活动还没结束，放在桌上的手机嘟嘟嘟地震动了几下，我赶紧拿起手机一看，是坐在第一排的总经理发来的信息：“什么情况，速问！！！”

我赶紧离开会场，在走廊里拨通了总公司办公室主任的电话，可铃声响了两声就被挂断了，我的心跌到了谷底。我又给对方发了微信询问下来后是否发言，是否我有我公司发言之类的信息。

2分钟后，对方回了我微信：“兄弟，实属抱歉，大领导临时更改且不让提前通知，我们也没办法，今天会议会随机点名发言，我也不知道他会点哪些人发言！”

我赶紧拿笔顺手扯了张A4纸，在上面写着：“会议将随机确定主题随机点名发言，我马上收集所有参考资料呈送您。”然后走到第一排递给了总经理。总经理点点头，示意我马上去办。

我将早上还没交资料的部门负责人通通从会场叫了出去，请他们立刻马上梳理有关情况给我。没过十分钟，资料收齐，我赶紧整理打印后送给了总经理。

忙完一切，我坐在后排听会，此时我脊背上的汗水已经打湿了衬衣，在空调的吹拂下脊背阵阵发凉。

三、其他分会场看似平静，实则十分慌乱。上级领导说：“下面随机确定主题随机点名发言，以后我们都这样，就是要看看你们这些总经理有没有认真研究工作，免得你们提前准备照着稿子念。同时也为你们减轻负担，免得你们加班熬夜写稿子。”

A公司总经理发言时不时地低头看手中的参考资料，后来好像还偏题了。果不其然，被主会场大领导给叫停了，问了他一个比较偏的数据，他支支吾吾，半天才回答“好像是XX个！”。主持人显然生气了，让他弄清楚了再发言，场面十分尴尬。

B公司总经理话讲到一半，好像有个数据说不上来，就把话题转到其他工作上去了，主持人追问那个数据到底是多少。正在他不知如何突围的时候，旁边的人递过来一部手机，于是他照着手机一通念才算过关。

C公司总经理全程没有低头看手中的资料，发言也比较有条理，但美中不足的是，全说的面上的工作，数据什么的一个都没提。旁边的同事对我说，这人肯定前面有个笔记本电脑或电视，是照着读的。

五、我从危机中提炼的3条生存法则

会议结束，我们没有发言，也算虚惊一场，我背后的冷汗也干了，但心里的憋闷和担忧却更重了。虽然总经理会后没有批评我，但作为办公室的老人，还是想以后少让总经理这样处于被动。后来，我用了几天时间，想出了几个办法，将工作干在日常，如何让团队在不确定性中保持高效运转。以下是我总结的实战经验，适用于所有遭遇和我们一样的职场人员。

1.痛定思痛，建立公司日常工作备忘录。会后，我及时打着总经理的旗号，将各个部门的主要负责同志叫到一起，对今天的会议遭遇进行了复盘。同时，请各个部门将部门负责的工作以条目式的方式，简要总结有哪些工作在推进、哪些工作有问题、下步计划怎么干。形成资料后由我汇总，形成一本公司日常工作备忘录。然后明确，每周五请各部门更新数据、提法和有关内容后给我们办公室汇总，每周送总经理、副总经理参阅。以后再遇临时会议时，10分钟内可调取80%所需资料，避免“90%内容空白”的被动局面。

当第一版公司日常工作备忘录形成后，足足有近30页，我硬着头皮推开总经理办公室的门，他看完后我说：“你们干得不错，这样我就随时能掌握整个分公司的情况了，以后再也不怕随机脱稿发言了。”

2.逐渐优化，分类整理公司备忘录。后来，好几次工作中，总经理见了我都夸我有想法，说上次整的那个备忘录很不错，他随时带在身上的。就是临时要想知道一个小工作情况，无法简便的查找出来。

下来后，我又花了一天的时间，将前期形成的备忘录内容进行归类，打破原有按照部分板块分类方法，将我公司所有工作，按照时间紧急程度分为近一个月重点工作、近一季度重点工作和长期性工作。因为总经理是把方向的人，他不会对所有工作都熟悉，只晓得大概而已，按照我这种分法，他很快就会在这本《公司日常工作备忘录》中查到该项工作的具体情况和有关数据。

3.技术赋能，建立电子版公司日常数据库。后来，果不出总公司领导所说，近期密集召开了几次会议，都是不确定主题随机点分公司发言，好在我们有备忘录在，总经理发言没出大的岔子。鉴于此，我找机会又去和财务商量，看是否能批几万块钱，我准备搞一个公司数据库，方便领导在手机上随时查看。财务不同意，说年初没预算。我只有硬着头皮去找总经理。后来总经理拍板，批了几万块钱，让我去试试。

我找了个小公司，为我们设计了个小程序，每个部门每个职工一个账号，大家每周五将有关数据脱密后放在小程序的库里，公司领导人手一个账号，想看啥数据，直接检索就可以了，很方便。

总结：职场需要让“被动应对”变为“主动应对”

这三轮优化后，我们的《公司日常工作备忘录》从最初的30页精简为15页“精华版”，但信息量反而增加了30%。最后，虽然花了几万块钱，但因为技术的加持，数据更加全面不说，我们每周收集汇总的压力也显著减少。后来逐渐地，我们的纸质备忘录就没有及时更新了，完全使用小程序了。现在每当收到临时会议、总公司领导来调研、政府领导来调研，我们的团队不再手忙脚乱，而是能更从容调，甚至能主动预判可能被问到的问题。

你遇到过最棘手的临时会议是什么？
1. 主题突变。2. 数据不全。3.临时被抽中发言

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